Kısa cevap
İlk otomasyon için sık tekrarlanan, kuralları belli bir süreç seçin. Tetikleyiciyi, gerekli verileri, sorumluyu, hata durumunu ve başarı koşulunu yazıp küçük bir veri setiyle test edin.
Tek bir süreci haritalayın
Başlangıç için website formundan gelen talebin kaydedilmesi iyi bir örnektir. Talep nereden gelir, hangi bilgiler gerekir, kim yanıt verir ve süreç nerede biter? Mevcut adımları yazmadan araç seçmek, eksik süreci daha hızlı çalıştırabilir. Önce normal akışı ve istisnaları ayırın. Kişinin aynı formu iki kez doldurması gibi durumları da düşünün.
Veri alanlarını ve sorumluluğu tanımlayın
CRM’de şirket, iletişim bilgisi, ilgi duyulan hizmet ve talep kaynağı gibi alanları belirleyin. Hangi alanın zorunlu olduğunu ve eksik bilgi olduğunda ne yapılacağını yazın. Yeni kayıt oluşturmak kadar mevcut kaydı doğru güncellemek de önemlidir. Her talebin bir sahibi ve takip edilmesi gereken bir sonraki adımı olmalıdır.
Hataları görünür hale getirin
Bir entegrasyon çalışmadığında süreç sessizce durmamalıdır. Başarısız işin kaydı, ilgili kişiye bildirim ve yeniden deneme yolu bulunmalıdır. Tekrar denemenin yinelenen müşteri kaydı veya mesaj oluşturmadığını test edin. Erişimleri görevin gerektirdiği kapsamda tutun; bir akışın tüm müşteri hesaplarını değiştirme yetkisine ihtiyacı olmayabilir.
Otomatik karar ile insan kararını ayırın
Talebi kaydetmek ve sorumluya yönlendirmek tanımlı kurallarla otomatik olabilir. Özel fiyat teklifi, bütçe artırımı veya hassas müşteri cevabı farklı bir kontrol gerektirebilir. İlk sürümde hangi adımların durup onay isteyeceğini belirleyin. Sistem doğru çalıştıkça yetkiyi genişletmek, tüm süreci tek seferde serbest bırakmaktan daha kolay denetlenir.
Başlangıç kontrol listesi
- Tetikleyici ve bitiş koşulunu tanımlayın.
- Zorunlu verileri ve kayıt sahibini belirleyin.
- Tekrarlı kayıt ve hata senaryolarını test edin.
- Onay gerektiren adımları açıkça işaretleyin.
Adsimurg yaklaşımı
Adsimurg otomasyon çalışmalarında araç bağlantısının yanında süreç tasarımını ve hata takibini de planlar. İyi bir akış, normal durumda hızlı, sorun olduğunda anlaşılır olmalıdır.
Bu planı uygulamak için ilgili hizmet kapsamlarını inceleyebilirsiniz: Marketing automation, CRM ve satış süreçleri.